Alsuper es una empresa mexicana de retail con presencia en Chihuahua, Coahuila, Durango y Zacatecas con más de 10 mil empleados. Se basa en el concepto de ‘fresh market’, es decir, ofrece productos frescos y su objetivo es proporcionar a los consumidores compras ágiles y rápidas. Creada en 1954, Alsuper cuenta con 83 sucursales ubicadas en Chihuahua, Coahuila, Durango y Zacatecas. Sus pilares son: la atención al cliente, la variedad de productos y un ambiente acogedor; estos conceptos llevaron a la empresa a conseguir el éxito como cadena de supermercados en el norte del país.
RETO
El principal desafío al que se enfrentó Alsuper era la seguridad y estabilidad de su plataforma de correo electrónico. La empresa no contaba con una solución que cubriera los estándares de seguridad requeridos para una corporación de su tamaño, por lo que consideraron unirse a Google Workspace. Además, el equipo de Nubosoft se enfrentó a un reto más grande con Alsuper, pues inicialmente se estaba posicionando una plataforma enfocada en tener solo correo electrónico, pero conforme se fue llevando la capacitación y tiempo después el refuerzo de esta, se logró que más usuarios se involucren en las diferentes herramientas que proporciona Google Workspace. El equipo de Alsuper utilizaba herramientas personales para comunicarse internamente, además, contaban con servicios legados, es decir, que herramientas que son proporcionadas por la misma empresa, sin embargo, estas comenzaron a quedar cortas para el nivel de seguridad que requiere una empresa con la cantidad de usuarios que tiene Alsuper.
SOLUCIÓN
Nubosoft ayudó a la empresa Alsuper a integrar las herramientas de Google Workspace para reforzar la seguridad y la comunicación interna de la empresa.Workspace es un conjunto de herramientas de Google que incluye correo electrónico (Gmail), almacenamiento en la nube (Drive), procesamiento de textos (Docs), hojas de cálculo (Sheets), presentaciones (Slides), videoconferencias (Meet) y mucho más.En lugar de tener programas separados, todo está integrado y accesible desde cualquier dispositivo con internet. Esto facilita la colaboración entre equipos, ya que pueden trabajar en los mismos documentos simultáneamente, compartir archivos fácilmente y comunicarse de forma eficiente.Workspace no sólo mejoró la colaboración entre los equipos de Alsuper, sino que también ayudó a optimizar los presupuestos de la empresa, al consumir una sola plataforma en la que se pudieran unificar los servicios que requerían. En el caso de Alsuper, las aplicaciones de Workspace que adquirió fueron Calendar, Chat, Contacts, Docs, Drive, Gmail, Sheets, Slides y Meet. Cerca del 100% del equipo de Alsuper utiliza Drive que permite el almacenamiento de información a gran escala, que fue el desafío que encontró Nubosoft y al que dio solución. Además, al utilizar Chats y Gmail, dejan de lado las herramientas personales de comunicación para tener una nueva plataforma más profesional.
SEGURIDAD EN ALSUPER
La seguridad que brinda la plataforma por defecto en Google Workshop es mucho más completa que la que utilizaba Alsuper anteriormente, además, por el tipo de licenciamiento que adquirió tiene un nivel mucho más avanzado el cual se fue configurando conforme se avanzó en la implementación del proyecto. El equipo de Nubosoft configuró la plataforma basadas en las mejores prácticas en seguridad y recomendaciones que se ofrecieron como parte de la capacitación al equipo de Alsuper. El tipo de capacitación y adaptación a las herramientas de Workspace en Alsuper fue de un mes por necesidad de la empresa.
RESULTADOS
Según el número de usuarios, Alsuper da prioridad a la comunicación a través de correos electrónicos, al almacenamiento de información y al acopio de contactos:
Gmail (98%) Correo electrónico con funciones avanzadas como filtros inteligentes, etiquetas, chat integrado y videollamadas.
Drive (96%) Plataforma de almacenamiento en la nube para guardar, compartir y acceder a archivos desde cualquier dispositivo. Ofrece control de acceso y versiones.
Contacts (91%) Es como una agenda online donde puedes almacenar y organizar la información de contacto de todas las personas con las que interactúas, ya sean colegas, clientes, proveedores o amigos.
Sheets (65%) Hoja de cálculo online para analizar datos, crear gráficos y automatizar tareas. Ofrece funciones avanzadas de análisis y visualización de datos.
Chat (55%) Mensajería instantánea para la comunicación interna, con posibilidad de crear salas de chat por equipos o proyectos.
Calendar (44%) Herramienta de agenda online que permite programar eventos, compartir calendarios, organizar tu tiempo, entre otros.
Meet (34%) Plataforma para realizar videoconferencias que se puede utilizar para reuniones virtuales, clases virtuales, presentaciones y webinars.
Slides (29%) Es la herramienta para crear presentaciones. Permite a los usuarios diseñar diapositivas con texto, imágenes, videos y animaciones.
Docs (23%) Es el procesador de textos online que se puede utilizar para escribir documentos: Informes, cartas, artículos, etc., así como citar en tiempo real, pues varias personas pueden trabajar en el mismo documento a la vez.
El principal reto de la empresa era la seguridad, al implementar las herramientas de Google Workspace se logró migrar a un ecosistema más seguro y más colaborativo. Con las aplicaciones de Workspace, los trabajadores pudieron dejar de lado el uso de sus herramientas personales, como mensajería o correos personales, pues más del 50% ha colaborado a través de Google Chat. La colaboración en Alsuper ha sido fundamental, pues más del 95% de los usuarios ha utilizado Drive, también han tenido una adopción y crecimiento interesantes en los últimos meses en el uso de hojas de cálculo, de Calendar y de Google Meet.Esta implementación ayudó a que el objetivo estratégico establecido por Alsuper, de llevar la empresa hacia la transformación digital, se está alcanzando de una mejor manera con estas herramientas que benefician al usuario final.
