Grupo Velas es una empresa que se dedica a dar soluciones de alta calidad en el área de construcción a nivel nacional. Cuenta con más de 40 años de experiencia y ha desarrollado fraccionamientos en Playa del Carmén, Tampico, Los Cabos, Querétaro, Cancún, Ciudad Juárez y Reynosa. A través de su sitio web, la empresa invita al público a conocer sus desarrollos inmobiliarios, destacando su misión de crear proyectos innovadores y armónicos con el entorno. Grupo Velas afirma buscar la satisfacción de sus clientes y generar plusvalía en sus inversiones. Con una visión de futuro enfocada en la rentabilidad y el liderazgo en el mercado, la empresa se propone trascender por su servicio y la calidad de sus construcciones.
RETO
La empresa enfrentó el reto de la falta de colaboración y la inexistencia de aplicaciones para comunicarse internamente:
Usaban herramientas personales como su propio correo electrónico
WhatsApp para comunicarse
Herramientas gratuitas
Los trabajadores no contaban con un sistema de comunicación propio o que fuera proporcionado por la empresa. Además, los trabajadores estaban acostumbrados a usar plataformas antiguas y tradicionales, por lo que se encontraron con un poco de resistencia al cambio.
SOLUCIÓN
En Nubosoft ayudamos a Grupo Velas a integrar Workspace para mejorar la colaboración, comunicación y productividad de su equipo. ¿Cómo se logró? Workspace es un conjunto de herramientas de Google que incluye correo electrónico (Gmail), almacenamiento en la nube (Drive), procesamiento de textos (Docs), hojas de cálculo (Sheets), presentaciones (Slides), videoconferencias (Meet) y mucho más.En lugar de tener programas separados, todo está integrado y accesible desde cualquier dispositivo con internet. Esto facilita la colaboración entre equipos, ya que pueden trabajar en los mismos documentos simultáneamente, compartir archivos fácilmente y comunicarse de forma eficiente.En el caso específico de Grupo Velas, el equipo integró las herramientas de Calendar, Chat, Contactos, Docs, Drive, Gmail, Sheets, Slides y Meet. Así es cómo están utilizando las herramientas de Google Workspace, por ejemplo, casi todos los usuarios utilizan Gmail, las hojas de cálculo lo usan más del 50%, Google Char para no usar herramientas personales, como lo hacían con WhatsApp. Es importante resaltar el uso también de Google Drive, que además de darles la posibilidad de colaborar al mismo tiempo, también se habla de un tema de seguridad, pues la información queda almacenada en la nube, sin que tengan la necesidad de usar herramientas personales y al mismo tiempo, ahorrar presupuesto que se tenía destinado hacia otras plataformas.
PROCESO
El equipo de Nubosoft llevó a cabo el proceso de implementación de las herramientas de Google Workspace en Grupo Velas aproximadamente un mes y medio. Dicho proceso abarca la implementación, capacitación y cambios en los usuarios finales. El nivel normal de estabilización o adopción de la plataforma tardó en promedio seis meses, que se cumplieron en diciembre. El equipo de Nubosoft capacitó a los trabajadores para implementar las herramientas de Workspace. Para ayudar en el proceso de cambio de plataforma, ayudó que la dirección de la empresa se involucró de lleno en el proyecto y ellos se encargaron de transmitir al equipo los beneficios de la nube, además hubo un plan de comunicación en el que se difundió internamente información, incluso videos, para impulsar la adaptación de la plataforma de Workspace.
RESULTADOS
El equipo de Grupo Velas ha dado prioridad a las reuniones y la comunicaciòn pues las herramientas que utilizan más son:
Gmail (99%): Correo electrónico con funciones avanzadas como filtros inteligentes, etiquetas, chat integrado y videollamadas.
Drive (93%): Plataforma de almacenamiento en la nube para guardar, compartir y acceder a archivos desde cualquier dispositivo. Ofrece control de acceso y versiones.
Contacts (91%): Es como una agenda online donde puedes almacenar y organizar la información de contacto de todas las personas con las que interactúas, ya sean colegas, clientes, proveedores o amigos.
Sheets (61%): Hoja de cálculo online para analizar datos, crear gráficos y automatizar tareas. Ofrece funciones avanzadas de análisis y visualización de datos.
Chat (48%): Mensajería instantánea para la comunicación interna, con posibilidad de crear salas de chat por equipos o proyectos.
El uso de las herramientas colaborativas como Google Chat o Meet, ayudaron a que los usuarios finales tuvieran una mejor comunicación, logrando una adopción arriba del 50% en el uso de las herramientas de Google Workspace. Así como, se logró trabajar de manera colaborativa en documentos almacenados en Google Drive. Es importante resaltar que también se ha logrado la colaboración en el tema de datos, pues más de la mitad de los usuarios ha logrado utilizar las hojas de cálculo de Google Sheets. Otro dato importante es que el equipo de Grupo Velas dejó de usar las herramientas personales para comunicarse o colaborar y esto logró que se tuviera un ecosistema más seguro y más estable.
