Los archivos almacenados en una cuenta personal de Google Drive pueden trasladarse a Google Workspace para integrarlos en un entorno empresarial con mayor administración, seguridad y colaboración.
La migración puede realizarse mediante herramientas oficiales de Google o procesos manuales, dependiendo del volumen de información, cantidad de usuarios y nivel de control requerido.
Una migración adecuada permite organizar la información de la empresa, establecer mejores permisos de acceso y preparar un entorno escalable para el crecimiento del negocio.
Existen dos caminos según el volumen de información y el número de usuarios involucrados.
•Migración administrada: se configura desde la Consola del administrador con la herramienta de importación de datos, ideal para mover muchas cuentas al mismo tiempo, incluso desde Microsoft OneDrive.
•Migración manual: el usuario comparte archivos o carpetas desde su Drive personal con la cuenta de Google Workspace y los agrega a Mi unidad o a una unidad compartida.
Para organizaciones con múltiples usuarios o grandes cantidades de información, una migración administrada suele ofrecer mayor control y menor riesgo de errores.
Una migración puede incluir diferentes tipos de información:
Antes de migrar, es recomendable revisar qué información sigue siendo necesaria, qué archivos pueden eliminarse y cómo debería organizarse el nuevo entorno.
El almacenamiento de Google Workspace es compartido y flexible entre toda la organización, y crece de dos formas: subiendo de edición o comprando el complemento de almacenamiento adicional.
•Cambiar de edición: pasar de Business Starter (30 GB) a Standard (2 TB) o a Plus (5 TB) amplía el espacio compartido por usuario.
•Comprar almacenamiento adicional: los superadministradores pueden añadir suscripciones de 100 GB, 1 TB o 10 TB desde Facturación, y el espacio suele aplicarse en menos de 5 minutos y hasta 4 horas como máximo, según el Centro de Ayuda de Google Workspace.
También es posible asignar el nuevo límite a una unidad organizativa específica, para dar más espacio solo a los equipos que lo necesitan.
El crecimiento de archivos empresariales puede generar problemas como:
Una estrategia adecuada de almacenamiento ayuda a mantener la información organizada, mejorar la seguridad y aprovechar mejor las capacidades colaborativas de Google Workspace.
Sí. Tanto la migración administrada como la manual permiten seleccionar carpetas o archivos específicos en lugar de mover toda la cuenta.
Se compra como una suscripción complementaria para toda la organización y se reparte como almacenamiento compartido entre los usuarios que tengan una licencia compatible.
Si cambias la licencia de un usuario a una edición sin almacenamiento compartido, esa persona solo podrá usar el espacio incluido en su licencia individual.
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