Optimizar la manera en que colaboramos es la clave para liberar horas y potenciar resultados. Claves para sacar el máximo provecho a Google Workspace con funciones que pocas empresas conocen.

Trabajar más no siempre equivale a trabajar mejor. La verdadera eficiencia radica en cómo usamos las herramientas que ya tenemos. Muchas empresas migraron a soluciones cloud con la promesa de aumentar la productividad, pero pocas aprovechan todo el potencial de estas plataformas.

Dentro de herramientas de uso diario —como Google Workspace— existen funciones poco conocidas que pueden ayudar a colaborar mejor, tomar decisiones más rápido y liberar tiempo para lo que realmente importa.

Un estudio de Forrester que analizó el impacto económico de Google Workspace determinó que los usuarios pueden ahorrar hasta 171 horas al año, lo que equivale a aproximadamente 21 días laborales por usuario. Estas son cinco funciones que, bien aprovechadas, pueden ayudar a tu empresa a conseguirlo:

1. Comentarios con asignación de tareas: menos correos, más acción

Parece una función menor, pero cambia las reglas del juego. En Google Docs, al comentar y mencionar a alguien con “@”, se le puede asignar directamente una tarea. Esa persona recibe una notificación específica y el comentario queda marcado como “asignado”.

Este pequeño gesto elimina cadenas de correos innecesarias y reduce la ambigüedad: todos saben qué tienen que hacer, dónde y cuándo.

2. Google Spaces: documentos, tareas y conversación en un solo lugar

Cuando los documentos están en una pestaña, el chat en otra y las tareas en una tercera, colaborar se vuelve un rompecabezas. Google Spaces soluciona esto al integrar conversaciones, archivos y tareas en un mismo entorno.

Ya no es necesario ir y venir entre plataformas. Todo el equipo puede ver el historial, aportar ideas, hacer seguimiento de pendientes y compartir novedades en tiempo real desde un único espacio.

3. Esquemas y resúmenes en Google Docs: la brújula para no perderse

¿Debes leer un documento largo de un colega o ponerte al día en una presentación extensa? Google Docs permite activar un esquema automático que organiza los títulos por secciones y facilita la navegación.

Además, cuenta con funciones de resumen inteligente que detectan los puntos clave del documento. Así, puedes identificar lo importante sin leer todo al detalle, ideal para acelerar revisiones o preparar reuniones.

4. Búsqueda unificada con Google Cloud Search: encuentra todo en un solo clic

Uno de los mayores ladrones de tiempo en la oficina es buscar “eso” que no sabes dónde quedó. ¿Fue un correo? ¿Una presentación? ¿Un mensaje de chat?

Google Cloud Search permite encontrar todo —desde archivos y correos hasta conversaciones y eventos del calendario— desde una única barra de búsqueda. Y lo mejor: lo hace entendiendo el contexto, sugiriendo lo más relevante según tu actividad reciente y la de tu equipo.

5. Automatizar sin programar: AppSheet + Google Forms

Muchas tareas repetitivas pueden automatizarse sin necesidad de conocimientos técnicos. Por ejemplo, puedes conectar Google Forms con AppSheet para crear flujos de trabajo simples, como:

• Enviar alertas automáticas si una respuesta excede ciertos parámetros.
  
  

• Generar reportes instantáneos a partir de formularios.
  
  

• Llevar control de inventario o asistencia sin hojas de cálculo manuales.
  
  

Estas automatizaciones liberan tiempo valioso y reducen errores humanos, sobre todo en áreas como RR.HH., soporte interno o administración operativa.

La productividad está en los detalles

Usar una suite cloud no garantiza ser más productivo. Lo que marca la diferencia es cómo se usa. Conocer estas funciones puede parecer un cambio pequeño, pero en conjunto representan horas ganadas cada semana, reuniones más ágiles y equipos mejor coordinados.

¿Tu empresa ya trabaja en la nube? Entonces es momento de descubrir todo lo que todavía puede hacer por ti. Y si necesitas ayuda para empezar, en Nubosoft estamos listos para acompañarte.