SOBRE LA EMPRESA

AKRON es una compañía con 30 años de trayectoria que inició operaciones solo con la unidad de negocios de Lubricantes. En los últimos 10 años, AKRON ha evolucionado de forma exponencial pasando de ser una sola empresa de Lubricantes a consolidarse como  un grupo de empresas con operaciones en México y Estados Unidos y presencial comercial en más de 10 países en Latinoamérica.

RETO

La empresa trabajaba con la suite de Microsoft con poca integración e inclusión digital:

• No tenían almacenada la información en la nube. 
• Todas las herramientas de trabajo estaban desvinculadas unas de otras. 
• Contaban con más de 15 dominios diferentes para los correos, no trabajaban de forma colaborativa ni en tiempo real. 
• No existía un canal de comunicación corporativa donde estuvieran todos los miembros de la organización. 
• No era posible colaborar en la creación de documentos en tiempo real a distancia. 
• Existía un bajo nivel de rotación entre posiciones administrativas, lo que ocasiona una fuerte dependencia a las herramientas de Microsoft por el tiempo que los empleados de esta área llevan en la compañía (20 años).

La transición de excel a hojas de cálculo ha sido el punto más crítico y el más retador en términos de cultura de trabajo. La mayoría de los colaboradores usaban Excel para almacenar datos, hacer reportes usando Macros y fórmulas de vinculación entre hojas.

La migración de Excel a hojas de cálculo ha supuesto un enfoque particular para impulsar la transición a Google, y aunque ha sido sumamente compleja, gracias a este proceso, AKRON delimitó 2 líneas estratégicas clave en su transformación digital:

• La reingeniería de datos dentro de AKRON que permita el almacenamiento de datos en data warehouses y data lakes para la integración de un flujo de datos completo que haga posible el autoconsumo de la información por parte de los usuarios/as
• La simplificación del trabajo en los reportes para que solo se soliciten, se generen y se autoricen reportes que realmente son necesarios y responden a métricas clave y consultas relevantes. 

EL PROBLEMA

Existía una falta de comunicación interna entre el 100% de los colaboradores que están ubicados en más de 20 sitios distintos, oficinas, plantas CEDIS, entre México y Estados Unidos. Además, la falta de integración de las herramientas de trabajo provocaban desconexiones importantes para la comunicación, coordinación para el trabajo y transferencia de información

Al no existir unificación de los dominios de correo se tenían pérdidas de información, vulnerabilidades frente a ciberataques, y una imagen institucional inconsistente. El no trabajar en la nube ni contar con herramientas de colaboración provocaba re-trabajos y pérdidas de tiempo y de información con versiones distintas entre ellas.

Por último, se almacenaban datos de forma incorrecta y había un exceso de reportes innecesarios.

SOLUCIÓN

Se comenzó por un pequeño piloto con una de las empresas más pequeñas y cuyos colaboradores están mucho más acostumbrados a la digitalización. Después, por fases, se hizo la migración al resto de las empresas: primero por los colaboradores que tenían licencias de Microsoft o correos de otros dominios, y en la fase final, se realizó la activación del 50% de colaboradores restantes que no tenían licencias de ningún tipo. 

RESULTADO

• El 100% de colaboradores–independiente de su posición y ubicación– tienen una identidad digital y el mismo acceso a la comunicación y a las herramientas de trabajo. Los colaboradores tienen un mucho mayor nivel de pertenencia hacia AKRON, se sienten tomados en cuentas y considerados. 
• Existe una notable diferencia en la rapidez de la comunicación y la agilidad para comunicarse y coordinarse internamente de forma escrita gracias al Chat, lo que ha provocado también que el envío y recepción de correos disminuya. Adicionalmente, hay una notable mejora en la velocidad para coordinar, agendar y tener reuniones gracias a Google Calendar. 
• El trabajo colaborativo ha hecho mucho más dinámica y ágil la ejecución de tareas y la coordinación para proyectos. Se eliminaron muchas horas de envíos y recepción de correos con versiones distintas y todas las confusiones para la coordinación y el trabajo que eso representaba de forma cotidiana.
• El almacenamiento en la nube a través de Google Drive permite la accesibilidad de toda la compañía a documentos institucionales y que los archivos clave de los diferentes equipos de trabajo estén concentrados en un mismo lugar en la nube con los candados necesarios.

Aquí algunas métricas de algunos proyectos de eficiencias operativas y digitalización que trabajaron los propios usuarios con herramientas de Google Workspace:

1. El equipo de ventas de un CEDIS digitalizó sus procesos de ventas tanto a nivel interno como externo con los clientes, y con ello lograron reducir el tiempo de respuesta hacia los clientes en un 50% y reducir la impresión de papel en un 80%
2. El equipo de producción de grasas de lubricantes en plantas digitalizó el registro de su proceso de producción y con ellos redujo 12 horas de trabajo mensuales y eliminó la impresión de 30,000 hojas al mes. 
3. Entre los equipos de ventas, desde la implementación de GWS, las ventas han aumentado un 25% y la rotación se redujo en un 40%.

Para la empresa, Google Workspace es uno de los pilares clave para sostener los avances en la estrategia de transformación digital ya que su uso detonó dos estrategias pilares: la  reingeniería de datos con herramientas de datos como Big Query; y la migración de los servidores locales a la nube con Google Cloud.